Fra masterregneark til ett felles beslutningsgrunnlag
Tema Eiendom samlet kontrakter, eiendomsinformasjon og økonomi i én struktur. Med ett integrert kjernesystem fikk hele organisasjonen tilgang til samme data — og et bedre grunnlag for å ta beslutninger.
«Et enkelt og effektivt beslutningsstyringssystem, levert av en svært serviceinnstilt og tilgjengelig kompetent leveradør.»Stian Strand Molstadkroken, CEO, Tema Eiendom
Utgangspunktet
Ett system. Ett masterregneark.
Tema Eiendom er en eiendomsaktør på Gjøvik med en voksende portefølje. Kontraktsdata, eiendomsinformasjon og økonomi fantes allerede i kjernesystemet, men det var krevende å hente ut og presentere data på en måte som ga reell innsikt.
I praksis ble det meste håndtert manuelt. Controlleren satt med et masterregneark med tusenvis av rader. Data ble registrert av flere personer med ulik praksis og oppfølging. Og når noen trengte tall, måtte de spørre en kollega i stedet for å finne det selv.
Manuell datahåndtering
Kritiske forretningsdata ble trukket ut og bearbeidet manuelt fra kildesystemet.
Inkonsistent dataregistrering
Flere ansvarspersoner registrerte data med ulik praksis, noe som førte til avvik og usikkerhet.
Begrenset tilgjengelighet
Data var ikke tilgjengelig for alle som trengte det, når de trengte det.
«Vi hadde et tydelig behov for å på en enklere måte vise frem dataene vi faktisk satt på. Vi hadde tydelige utfordringer med å få de trukket ut og presentert på en god måte.»Martin Zettervall, CFO, Tema Eiendom
Konsekvensene
Grunnlaget som måtte ryddes opp i
Konsekvensene var ikke dramatiske enkelthendelser, men en løpende usikkerhet som påvirket hverdagen. Når data vedlikeholdes i regneark av enkeltpersoner, øker risikoen for avvik, misforståelser og ulik bruk av de samme tallene. Beslutninger ble tatt på et grunnlag man ikke helt kunne stole på.
Da prosjektet startet, ble omfanget av datakvalitetsproblemene tydelig. Det som var tenkt som et rapporteringsprosjekt, ble også et arbeid med å rydde opp i masterdata og etablere tydeligere rutiner.
«Det har gjort oss oppmerksom på at vi definitivt hadde en del hull i vår egen datakvalitet. Jobben ble kanskje større enn det vi i utgangspunktet hadde tenkt. Samtidig er det noe som bare måtte gjøres.»Martin Zettervall, CFO, Tema Eiendom
Hva ebba endret
Ett kjernesystem. Fullt tilkoblet.
ebba koblet seg til Tema Eiendoms kjernesystem — On Property — som samler kontraktsdata, eiendomsinformasjon og økonomi. Data hentes automatisk, struktureres og presenteres i sentraliserte dashboards.
Verdien ligger ikke i antall integrasjoner alene, men i at kritiske forretningsdata blir konsistente, tilgjengelige og enklere å bruke i hele organisasjonen. Det som tidligere var et masterregneark med tusenvis av rader, er nå en automatisert dataflyt med sporbarhet og kvalitet.
Resultatet i praksis
Tre perspektiver på den samme endringen
CEO — Stian Strand Molstadkroken
For Stian Strand Molstadkroken handler det om at beslutninger nå tas på riktig grunnlag. Data er faktabasert og tilgjengelig for de som trenger det — hverken mer eller mindre enn det som er relevant. Like viktig er endringen i hvordan organisasjonen behandler data. Felles registreringspraksis og ett sentralt sted for masterdata har erstattet en kultur der data var spredt på mange hender med ulik tilnærming.
«Det å ha fokus på korrekt beslutningsgrunnlag gjør at du fatter riktigere beslutninger til enhver tid. Det er kanskje det som har forandret mest på måten vi jobber på.»Stian Strand Molstadkroken, CEO
CFO — Martin Zettervall
Martin Zettervall peker på konsistens som den viktigste endringen. Data presenteres likt fra gang til gang, og alle bruker samme informasjon til enhver tid. Tidsbesparelsen er reell, men det er kvaliteten og disiplinen som har gjort størst forskjell.
«Alle bruker de samme dataene. Det er til enhver tid oppdatert. I stedet for at vi spør hverandre, kan vi gå rett inn i systemet og finne det.»Martin Zettervall, CFO
Business Controller — Robert Lunn
Robert Lunns arbeidshverdag har endret seg mest. Masterregnearket er borte. Dataflyten er automatisert. Men endringen er mer enn prosess — det er en rolleendring. Robert har gått fra å produsere og formatere data manuelt til å kontrollere kvalitet, følge opp avvik og forstå hva analysene faktisk viser.
«Systemet automatiserer alt vi gjorde manuelt før. Du får bort avviksfeil lettere, og du finner avviket mye fortere.»Robert Lunn, Business Controller
| Før | Etter |
|---|---|
| Masterregneark med tusenvis av rader | Automatisert dataflyt |
| Ulik registreringspraksis | Felles rutiner for masterdata |
| Tall måtte hentes av enkeltpersoner | Selvbetjening i dashboards |
| Usikkerhet i grunnlaget | Konsistente, oppdaterte data |
- Erstattet manuell bearbeiding i regneark med automatisert datainnhenting
- Etablert felles rutiner for registrering og oppfølging av masterdata
- Gitt hele organisasjonen tilgang til samme oppdaterte tallgrunnlag
- Flyttet controllerrollen fra dataproduksjon til kvalitetskontroll og analyse
«Det er helt avgjørende for egentlig alt at du har korrekt masterdata som du jobber ut ifra. Det å ha ett sted hvor alle dataene ligger — det er kanskje den største forandringen.»Stian Strand Molstadkroken, CEO, Tema Eiendom